Realizar una boda no es tarea fácil y sin ayuda, quienes deben hacer todo son los novios. El proceso de casarse genera estrés, ansiedad, mucha desesperación y momentos desagradables si las cosas no salen como se espera.
Para evitarse todas estas malas experiencias y solo vivir las mejores que deja una boda, lo mejor es contratar una agencia de organización de eventos. Que, entre otras cosas, son gestionadas por profesionales, expertos y personas que saben bien cómo actuar.
¿Por qué es importante contar con una agencia de organización de eventos para la boda?
Cuando decimos a una propuesta de matrimonio “Si, acepto” lo siguiente que viene es preparara la boda. Tanto el novio como la novia depositan todos sus sueños en realizar el evento de sus vidas.
Sin embargo, con una ayuda de expertos los resultados pueden ser mejores de lo esperado. Ante esto, presentamos 6 razones por el cual debemos contratar a una agencia organizadora de eventos para la boda:
1. Maneja proveedores
Estas organizadoras de eventos tienen una amplia base de datos de proveedores de todo tipo. Esto se traduce en facilidad de ubicación, localización, comunicación, bajos precios o incluso descuentos.
Si la pareja de novios se dirige hacia cada proveedor de forma independiente, las probabilidades que termine pagando un 30 % más por el mismo servicio, son mayores. Es por eso que ir de la mano con los que saben y tienen contactos, mejora todo el proceso.
2. Poseen personal altamente calificado
Una boda, sin importar la magnitud del evento, requiere de la participación de organizadores con experiencia. De nada sirve inflar globos, si estos se reventaran por una mala colocación o una exposición temprana al sol.
Cuando intervienen organizadoras de eventos de este estilo, sus empleados saben exactamente cómo, dónde y cuándo hacer las actividades. Los años de experiencia que llevan en este negocio los acredita como expertos organizadores de evento.
3. Nos ahorran tiempo, dinero y esfuerzo
Los novios son los que menos tiempo libre tienen ante su boda. Es por eso que toda ayuda profesional que reciban y que les incrementó el tiempo para invertirlo en ellos, será bien recibido.
Esto si vincula con un ahorro significativo de dinero y de esfuerzo al no tener que realizar tareas decorativas, contactos, enlaces y muchas otras más. Nada mejor que dejar en manos de expertos la confianza y la seguridad del desarrollo de tu boda.
4.Los eventos son más efectivos
Una boda efectiva se logra con la participación de organizadoras de eventos. Esto porque planifican y llevan correctamente el tiempo de cada actividad. Esto hace que la boda se desarrolle correctamente, en los tiempos acordados y sin que nadie se pierda nada.
5.Obtenemos una boda llena de éxitos (al menos el evento)
No sabemos cuánto tiempo pueden durar los novios de casados, pero si estamos seguros de que una boda bien planificada, siempre será digna de recordar. El éxito del evento está 100 % garantizado y asegurado por las organizadoras.
¿Cuáles son las funciones de estas organizadoras del evento?
Cuando contratas a una agencia de organización de eventos para tu boda, esta tiene funciones claras previamente establecidas. Cada una de ellas se planifica, se ponen en marcha y se les hace un control y seguimiento de altura. Conozcamos cuáles son esas actividades que las agencias deben contemplar:
1. Hacer bodas únicas en su historia
Las mejores organizadoras de eventos de boda, a pesar de tener muchas participaciones, siempre generan un nuevo escenario. No son iguales unas a otras porque cada momento es especial y se vive de manera diferente. Esta es su primera función, organizar una boda única para los novios que depositan la confianza en ellos.
2. Administrar la lista de invitados
Como novios y protagonistas de la boda, deben suministrar a la agencia la lista de invitados. Estos se encargaran de que cada persona anotada pueda tener acceso libre al evento. Esto es importante para evitar que ingresen personas ajenas a los novios y causen un estrago.
3. Coordinar todos los trámites de la boda
Las agencias de calidad contemplan en sus funciones hacerse cargo de los trámites legales y eclesiásticos de la boda. Ellos tienen la tarea de investigar los documentos, requisitos o permisos a solicitar, para desarrollar el evento. Además de esto, son los encargados de llevarlos y gestionar las autorizaciones.
4.Administrar el presupuesto
Cuando una boda se planifica en ella se contempla el presupuesto final para su desarrollo. Las agencias deben trabajar en función a ese monto estipulado para evitar que falte dinero. Todo lo que allí se deposite debe ser invertido en la boda para que se disfrute según las exigencias de los novios.
5. Negociar con proveedores
Al tener un contacto directo con los proveedores, su función es negociar con ellos todo lo necesario para desarrollar la boda. Desde mesas, toldos, banquetes, música, decoración y mucho más. Ellos deben ir a las oficinas de los proveedores y consultar precios, negociar descuentos, pedir promociones y estirar el presupuesto.
6.Deben realizar sus tareas en el tiempo estimado
Otra función clave es tener todo listo de acuerdo a lo planificado. Los tiempos de ejecución, aparición, decoración y todo lo que se involucre con la boda deben darse a tiempo. No hay momento para los retrasos o los inconvenientes porque si algo falla, hay riesgo de que la boda fracase.
7. Soluciones imprevisto
Por más que se planifique, se llegue a tiempo y nada malo ocurre, la estadística y la historia siempre juega en contra. Como es habitual algo puede suscitarse en la boda y es responsabilidad de la agencia solventar la situación. Desde la más noble hasta es más intenso escenario que se pueda generar.
8. Hacer la vida fácil a los novios
Solo las mejores agencias de organización de eventos para bodas logran que los novios puedan disfrutar de su momento, sin problemas. Que solo se ocupen de bailar, tomar algo, comer, sonreír, compartir y ser felices. No hay momento para que los novios se preocupen u ocupen, solo se les permite disfrutar de su día.
¿Qué puede pasar si no tengo una agencia organizadora de eventos en mi boda?
A pesar de ser una probabilidad existe el riesgo de que la boda no salga bien. Más y cuando se trata de un evento que reúne a muchas personas, proveedores y elementos.
Sin la experiencia necesaria en la organización de eventos lo que puede ocurrir es que algo no se desarrolló como se ha planificado. Y, no solo eso, es que no se pueda solucionar o reaccionar a tiempo por no saber qué hacer.
Es tu boda y se debe disfrutar al máximo. Es por eso que es de vital importancia tener a expertos en organización de eventos para facilitarte la vida. Que ellos resuelvan todos y tú simplemente goces tu día.
Conclusión
Las agencias de organización de eventos tienen un papel fundamental en el desarrollo de la boda. Contratarlas representa el éxito de la fiesta y todo lo que conlleva hacerla.
Es por eso que dejar en sus manos toda la responsabilidad garantiza una boda por todo lo alto. O al menos tal y como la has deseado tener. Con mínimos riesgos o problemas, con una organización y seguridad total. No hagas el trabajo difícil si existen personas dedicadas a ellos y que gustosamente lo harán.
